CÓMO HACER UN PRESUPUESTO EN AUDIOVISUALES

POR FRAN LORITE

En este blog solemos estar pendiente de la gente que quiere iniciarse en esto del audiovisual. Conocemos las dudas que pueden surgir en los diferentes ámbitos porque nosotros hemos pasado también por ahí. Una de las dudas más recurrentes es cómo elaborar un presupuesto.

En este post vamos a dar una orientación a partir de nuestra metodología. Como siempre decimos, no sabemos si es la mejor o la peor forma. Nuestro deseo es compartir por si a alguien ayuda. Tomaos esto como una referencia a partir de la cual cada uno elabore su propia metodología. Nosotros estamos bastante contentos con la nuestra, ya que nos blinda ante muchas situaciones desagradables que nos hemos ido encontrando con el paso de los años y al mismo tiempo da como resultado un presupuesto honesto.

Decir también que esta metodología es el resultado de nuestros años de experiencia. Al principio el presupuesto era algo que hacíamos a ojo, o directamente ni lo hacíamos. Con el tiempo nos dimos cuenta de que es algo muy importante: es la primera y más importante herramienta que establece tu relación con tu cliente.

1 – REÚNETE CON EL CLIENTE

Es usual que el cliente te contacte por teléfono o email y te diga aquello de ‘nah, tú vienes y haces cuatro fotos aquí y grabas un poco de vídeo ya está, en un rato lo tienes’. Nah, nanananah…desconfía. Reúnete con el cliente y que te explique exactamente lo que quiere. Fuérzalo a que sea conciso. Con poco esfuerzo descubrirás en la mayoría de los casos que esas cuatro fotos son 800 o 1000, y que ese rato son 13 o 14 horas de trabajo de campo

2 – VISITA LAS INSTALACIONES DONDE HAS DE REALIZAR EL TRABAJO

Trabajamos con luz y la mayoría de los encargos habrás de realizarlos en interiores. Ya sea foto o vídeo deberás crear la atmósfera que decidas a base de iluminar. Determina qué material vas a necesitar para conseguir lo que hayas concretado con el cliente. Mira las necesidades que vas a tener, si vas a necesitar tomas de luz para cargar baterías o conectar luces. Si es un sitio donde están trabajando, concreta las mejores horas del día para hacer ese trabajo sin interferir demasiado en la actividad de tu cliente, revisa el espacio visualizándote a ti mismo haciendo el trabajo y pronto aflorarán las necesidades.

3 – ELABORA UN PROYECTO POR ESCRITO

Esto no es necesario y no siempre es necesario, pero siempre resulta conveniente. Nosotros lo hacemos a la mínima que lo vemos justificado. En el proyecto se recogerá por escrito todo lo hablado en la reunión con el cliente y quedará constancia de las necesidades solicitadas al cliente para poder realizar el trabajo. Por ejemplo, si vas a hacer un trabajo de fotografía de foto o vídeo de un complejo vacacional en el que se van a incluir personas, debe quedar claro quién traerá a esas personas. Generalmente el cliente se ocupará para ahorrar en el presupuesto. Pero si luego no aparecen o no tienen la imagen adecuada, no será nuestra responsabilidad, sino la del cliente.

El cliente debe aceptar el proyecto por escrito.

4 – CÁLCULO DEL PRESUPUESTO

Las partidas más habituales en un presupuesto para audiovisuales son:

• Reuniones: obviamente, para hacer un trabajo hemos de reunirnos con el cliente. Pero ese tiempo es tu tiempo y también has de cobrarlo. No solemos especificarlo en el presupuesto, pero sí lo tenemos en cuenta a la hora de redondearlo
• Realización: si el proyecto tiene cierta complejidad, si hay actores o modelos y sobre todo si hablamos de vídeo corporativo ha de haber un responsable de la producción a nivel creativo, un realizador. El realizador elaborará el proyecto y dirigirá la sesión de forma que debe garantizar lo acordado en el proyecto. Muchas veces es el propio fotógrafo/videógrafo. Esa responsabilidad extra hay que cobrarla. A veces el cliente tiene alguien que quiere que realice el vídeo. No suele dar buen resultado, pero si el cliente lo quiere, allá él. En ese caso no cobraremos por trabajos de realización ni escribiremos el proyecto. Solo cobraremos como técnicos (operador de cámara y editor), nos excluiremos de las decisiones creativas y declinaremos toda responsabilidad sobre el resultado final, más allá de que las fotos, planos y edición sean correctos y siempre contando con el okey del realizador antes y después de disparar cada foto o plano.
• Elaboración del proyecto: esta partida la añadiremos únicamente si vamos a ser también los realizadores del proyecto. Seguramente estarás entre medio día y un día entero concretando el proyecto del que hablábamos en el punto 3. Además, deberás enviarlo al cliente y que lo valide. Si no lo valida, hay que hacer una segunda versión del mismo con los cambios acordados. Ese tiempo también es de desempeño profesional y hay que cobrarlo. Tampoco solemos reflejarlo en el presupuesto como partida aparte, ya que suele ir unido al concepto de realización, sino que también lo usamos para realizar el redondeo final.
• Trabajo de campo: suele ser la partida más voluminosa. Nosotros tenemos una tarifa para el trabajo de campo, sea de foto o de vídeo. Lo que hacemos es una estimación del tiempo que nos costará realizar las fotos o la grabación y aplicar nuestra tarifa. Por ejemplo (me lo invento) si una sesión de fotos entendemos que en unas 4 horas la podemos tener, y cobramos a 100€/jornada, pues esa partida sería de 50€. Solemos tirar por arriba en cuanto a las horas. La experiencia nos ha enseñado que nunca son menos horas de las estimadas, siempre son más, así que si tenemos duda entre poner 4 o 5 horas, nosotros preferimos poner 5. De hecho, en ese caso seguramente al final sean 6 horas. Y no por culpa nuestra, sino que siempre se dan situaciones que eran difíciles de prevenir. Quiero decir, que se suele acertar más si se tira por arriba. Por otro lado, contempla la posibilidad de que necesites un ayudante. Establece una tarifa también para él y contabilízalo. Una orientación es que el ayudante cobre más o menos la mitad que el fotógrafo/videógrafo. Pero cada cual lo establecerá según su criterio.
• Postproducción: es una parte del trabajo que es invisible para el cliente. Suelen tender a pensar que es menos costoso de lo que es en realidad. Lo presupuestamos igual que el trabajo de campo. Hacemos una estimación por horas y aplicamos la tarifa por hora que cada uno tengamos. Nuestra tarifa por edición es algo más económica que la del trabajo de campo, ya que consideramos que es menos penoso. Señalar aquí que hay que estipular en el presupuesto, sobre todo en los trabajos de vídeo, que en el presupuesto solo hay incluida una revisión de la edición. De esta forma obligas al cliente a que revise minuciosamente su vídeo y te pida los cambios que correspondan todos de una vez. Si no lo haces así acabarás haciendo cambios y cambios, versiones y versiones, y acabarás teniendo sensación de tomadura de pelo. Si incluyes una primera revisión y cobras las sucesivas, verás qué pocas veces tendrás que editar sucesivas.
• Alquileres: a veces vas a tener que alquilar algún equipo extra. Si son equipos que no son habituales (grandes focos, pantallas, una dolly…) o son localizaciones privadas sí que incluimos estos alquileres como partida. Si son equipos que cualquier fotógrafo/videógrafo debería tener pero por cualquier circunstancia no disponemos de ello o no en número suficiente (gimballs, micrófonos, grabadoras…) nosotros no lo reflejamos en el presupuesto como partida aparte, ya que el cliente no tiene la culpa de que nosotros dispongamos de más o menos material. Pero para ti es un coste directo, así que lo englobamos en el apartado de trabajo de campo pero sin especificarlo
• Otros profesionales: A veces también te verás en la necesidad de contar con otros profesionales, ayudantes o especialistas (por ejemplo, un piloto de dron). Esta partida deberás incluirla en el presupuesto ya que supone un coste directo para ti.
• Dietas y desplazamientos: si tu encargo es fuera de tu área y tienes varias horas de desplazamiento, ese sigue siendo tu tiempo, un tiempo en el que no estás con tu familia o haciendo lo que te plazca. Hay que cobrarlo. Pero también hemos de ser honestos. Es un tiempo en el que no estás trabajando por lo que no podemos tampoco cobrarlo con la misma tarifa. Hacemos un global por el tiempo de desplazamiento, por el kilometraje (está más o menos estipulado 0’25€/km) y si nos vemos obligados a tener que comer o cenar fuera, así como la pernocta, ese gasto ha de pagarlo el cliente. Obviamente iremos a comer, cenar o dormir a establecimientos con precios populares, aunque eso ya depende del caché de cada uno y de si su cliente lo acepta.

5 – REDONDEO

No solemos dejar los presupuestos tal cual sale la suma, sino que solemos hacer un redondeo a la baja para ser más competitivos, ya que normalmente un cliente, sobre todo si es nuevo, va a pedir más de un presupuesto. Por ejemplo, si el presupuesto es, según la suma, de 3276,88€, pues seguramente lo dejaríamos en 3100€ o 3150€. Esto no tenéis por qué hacerlo. Yo lo hago porque me siento mejor conmigo mismo.

6 – IMPUESTOS

No es obligatorio reflejar los impuestos en un presupuesto, aunque sí que lo es reflejar si los has incluido o no. Mi consejo es que los incluyáis siempre, porque a veces los clientes se equivocan y te pagan según el presupuesto y no según la factura. Y claro, luego no coincide, y es un follón para nosotros y para ellos.

7 – EXTRAS

Consejo de amigo: aunque parezca una perogrullada dejad constancia en el presupuesto de que cualquier cosa que no esté incluida en el presupuesto será facturado aparte. Es muy común que te contraten, por ejemplo, para grabar 4 entrevistas, y que luego el realizador se venga arriba y acabes marchándote a casa con 12 entrevistas. Aunque sea un poquillo violento has de advertir al cliente de lo que tiene incluido y lo que no. Ellos tienden a veces a echarle un poquillo de morro.

8 – ANTICIPO

Esta, amigos, es la clave. Personalmente tardé años en dar este paso. Me sabía mal y pensaba que solicitar un anticipo podía dar sensación de poca profesionalidad, de ir tiradillo de pasta. Con el tiempo me he dado cuenta de que la percepción del cliente es justo la contraria: la percepción es de seriedad y profesionalidad. Hace ya algunos años establecimos que la forma de un cliente de aceptar un presupuesto es que nos ingrese el 50%. Si el cliente está verdaderamente interesado en tus servicios te lo ingresará inmediatamente. Es la forma de evitar impagos. Si no lo ingresan, te aconsejo que no hagas el trabajo porque eres candidato firme a un impago. Y el problema no es solo que tengas un impago. Imagina si has tenido que contratar a un ayudante, modelos, alquilar material, desplazarte, comer y dormir fuera…y toda esa pasta la has anticipado tú. Ya no solo es que no cobras, es que encima de haber hecho el trabajo has pedido pasta. Creo que estamos de acuerdo en que para eso es mejor coger un libro e irse a pasar el día al monte o la playa.

9 – LIQUIDACIÓN

Otro consejo de amigo: no entregues el trabajo final hasta que el cliente haya liquidado la factura. El planteamiento es el mismo que en el punto 8. No te preocupes porque la percepción es de profesionalidad y te dará una posición de fuerza como profesional. Serás respetado por tu cliente. Si cometes el error de entregar sin que te hayan liquidado la factura de entrada seguramente que el cobro se retrase. Pero es que además ellos tendrán la fuerza para pedirte cambios y cambios. No podrás hacer vales aquello de una sola revisión incluida. A veces, algún cliente se ha quejado de eso. Nosotros le explicamos que cuando uno va a comprar algo, o lo paga o no se lo lleva, que lo pruebe si quiere en una tienda de ropa, de móviles o un concesionario de coches. Pues esto es lo mismo. También os digo una cosa: clientes así no convienen. Si les molesta este modo de liquidación y entrega, es que no son clientes para nosotros. Mejor que busquen otro proveedor que se amolde a sus necesidades y todos contentos.

Y un último consejo: se honesto pero no dejes que te tomen el pelo.

En el próximo post hablaremos sobre cómo crear tu tarifa de precios. Si no te lo quieres perder, suscríbete a este blog con el botón de abajo.

Si tienes alguna duda sobre esto, déjanos un comentario.

Gracias por leer.

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